Neuregelungen im Reisekostenrecht ab 2014
Mit den Neuregelungen bei den Reisekosten soll eine vereinfachte Ermittlung der abziehbaren Reisekosten ab 2014 erreicht werden. Von den Neuregelungen sind die Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten betroffen. Dieser Beitrag soll einen kurzen Überblick über die neuen Regelungen geben.
Die erste Tätigkeitsstätte (neu): An die Stelle des bisherigen Begriffs der "regelmäßigen Arbeitsstätte" tritt ab 2014 der neue Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte". Hierbei handelt es sich um eine ortsfeste Einrichtung, an der der Arbeitnehmer unbefristet, für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses oder länger als 48 Monate tätig werden soll. Ein Arbeitnehmer kann nur "eine" erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis haben. Entscheidend ist grundsätzlich die Anordnung des Arbeitgebers gemäß dienstrechtlichen Weisungen. 1. Prüfungsstufe - die Zuordnung des Arbeitgebers: Wenn mehrere Tätigkeitsstätten vorhanden sind, bestimmt der Arbeitgeber, welche davon als erste Tätigkeitsstätte gilt. 2. Prüfungsstufe - die quantitative Abgrenzung: Ordnet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer keiner bestimmten Tätigkeitsstätte zu, wird eine erste Tätigkeitsstätte bestimmt, sofern
der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder
je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder
mindestens 1/3 seiner regelmäßigen Arbeitszeit
an einer betrieblichen Einrichtung gemäß seinem Arbeitsvertrag tätig werden soll. Soll der Arbeitnehmer an mehreren Tätigkeitsstätten mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden, wird die seiner Wohnung am nächsten liegende Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte bestimmt.
Fahrtkosten: Der Arbeitnehmer kann bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit die Fahrtkosten in Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen kann auch ein pauschaler Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer als Werbungskosten angesetzt werden, sofern der Arbeitnehmer alle Aufwendungen für das Fahrzeug trägt. Dieser pauschale Kilometersatz beträgt für Pkws zzt. 0,30 € je Kilometer. Hier sei jedoch angemerkt, dass die tatsächlichen Kosten je Kilometer i. d. R. weit höher sind und sich somit eine individuelle Ermittlung lohnen kann.
Beispiel 1: Arbeitnehmer A mit Wohnsitz in Düsseldorf ist unbefristet dem Sitz der Geschäftsleitung seines Arbeitgebers in Köln zugeordnet. Er hat dort seine erste Tätigkeitsstätte. Im Monat Juni 2014 wird er an 25 Arbeitstagen nur bei einem Kunden in Bonn tätig. Die Fahrten dorthin legt er mit seinem eigenen Pkw zurück. Die einfache Entfernung von seiner Wohnung in Düsseldorf zum Kunden in Bonn beträgt 72 km.
Konsequenz: Die Fahrten von seiner Wohnung in Düsseldorf zu seiner ersten Tätigkeitsstätte in Köln werden in Höhe der Entfernungspauschale als Werbungskosten berücksichtigt. Für seine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit in Bonn kann A die Werbungskosten nach Reisekostengrundsätzen geltend machen. So kann er z. B. folgende Fahrtkosten als Werbungskosten ansetzen: 25 Arbeitstage × 144 gefahrene Kilometer × 0,30 € = 1.080 €.
Verpflegungsmehraufwendungen: Die bisherige dreistufige Staffelung bei den Verpflegungsmehraufwendungen wird auf zwei Stufen reduziert. Für Inlandsreisen können ab 2014 folgende Pauschbeträge steuerlich berücksichtigt werden:
12 € je Kalendertag, sofern der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und ggf. der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,
24 € je Kalendertag bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden,
jeweils 12 € für den An- und Abreisetag bei auswärtiger Übernachtung ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit.
Für die Qualifizierung als An- oder Abreisetag ist es ausreichend, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb der Wohnung übernachtet.
Die Verpflegungspauschale von 12 € gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer seine eintägige berufliche Tätigkeit "über Nacht ausübt" (ohne Übernachtung) und er dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden von der Wohnung und ggf. der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
Beispiel 2: Arbeitnehmer B hat eine Besprechung mit einem Kunden am Mittwoch um 9 Uhr. Aufgrund der Entfernung muss er bereits am Dienstag anreisen. Er verlässt gegen 20 Uhr seine Wohnung und übernachtet am Ort der Besprechung. Nach der Besprechung reist er wieder ab. Seine Wohnung erreicht er am Donnerstag um 2.00 Uhr.
Rechtslage bis 31.12.2013: B kann lediglich für den Besprechungstag einen Pauschbetrag von 24 € geltend machen, da die Abwesenheitsdauer an den übrigen zwei Tagen unter 8 Stunden betragen hat.
Rechtslage ab 2014: B kann für den An- und Abreisetag jeweils einen Pauschbetrag von 12 € und für den Besprechungstag einen Pauschbetrag von 24 € als Werbungskosten geltend machen, insgesamt also 48 €.
Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandstätigkeit: Auch für Tätigkeiten im Ausland gelten ab 2014 nur noch zwei statt bisher drei Pauschalen, wobei die gleichen Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschalen erfüllt sein müssen. Die Auslandspauschalen waren bei Ausarbeitung dieses Schreibens noch nicht bekannt. Diese werden aber sicherlich noch vor Jahresende 2013 veröffentlicht.
Änderungen bei der Dreimonatsfrist: Die Berücksichtigung der Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen bleibt wie bisher grundsätzlich auf die ersten 3 Monate einer beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Neu ist ab 2014, dass eine zeitliche Unterbrechung von 4 Wochen unabhängig vom Anlass der Unterbrechung, wie z. B. Krankheit, Urlaub oder Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte, zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist führt.
Doppelte Haushaltsführung: Das Vorliegen eines "eigenen Hausstands" außerhalb des Ortes der ersten Tätigkeitsstätte erfordert künftig neben dem Innehaben einer Wohnung aus eigenem Recht oder als Mieter auch eine angemessene finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung. Außerdem muss am Ort der ersten Tätigkeitsstätte die Nutzung einer Zweitunterkunft aus beruflichen Gründen erforderlich sein. Eine Zweitwohnung an einem anderen Ort kann anerkannt werden, wenn der Weg von dort aus zur ersten Tätigkeitsstätte weniger als die Hälfte der Entfernung von der Hauptwohnung zur neuen Tätigkeitsstätte beträgt.
Ab 2014 können als Unterkunftskosten im Inland die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstehenden Aufwendungen für die Nutzung einer Wohnung oder Unterkunft angesetzt werden - höchstens jedoch 1.000 € pro Monat. Soweit der monatliche Höchstbetrag nicht ausgeschöpft wird, ist eine Übertragung des nicht ausgeschöpften Volumens in andere Monate im selben Kalenderjahr möglich. Die bisherige Grenze von 60 m2 für eine Wohnung entfällt. Für das Ausland bleibt die Rechtslage unverändert.
Anmerkung: Ggf. müssen die Reisekostenrichtlinien in Ihrem Betrieb angepasst werden. Reisekosten stellen in manchen Unternehmen einen großen finanziellen Belastungsfaktor dar. Lassen Sie sich im Einzelfall von uns beraten!
Björn Blume
Rechtsanwalt
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