In Vertretung, im Auftrag – Denkanstöße zu Unterschriftsregelungen...

Richtig zu unterschreiben ist oft gar nicht so einfach
von Rechtsanwältin Uta Viegener, Dortmund

Juristen sind dafür bekannt, Haare zu spalten. Umso erstaunlicher ist es für den kleinen Hausjuristen, mit welchen Unterschriftsreglements er in der Kommunikation mit Geschäftspartnern konfrontiert wird.

Versicherungsformulare kommen regelmäßig zurück, wenn sie „nur“ vom Geschäftsführer oder Vorstand unterzeichnet sind. Eine Anfrage nach einem Handelsregisterauszug wäre ja noch nachvollziehbar, immerhin könnte der Vertragspartner damit die Vertretungsmacht prüfen. Indes wird stets ein Firmenstempel verlangt. Was hat sich der Hausjustiziar der Versicherung damit bloß gedacht? Wünscht er den Anschein von Vertretungsmacht belegt, um sich gegen den Einwand von Unternehmen abzusichern, es habe sich um eine unbefugte Vertretung gehandelt, man sei gar nicht der richtige Vertragspartner? Möglicher Weise ist eine Form von Beglaubigung gewünscht. Ob ein Firmenstempel hierzu das richtige Instrument ist, mag angezweifelt bleiben. Vielleicht würde es nicht schaden, bereits in der Konzeptionsphase von Massengeschäften die Rechtsabteilung einzuschalten.

Dafür entstehen-scheinbar- regelmäßig keine Probleme, wenn ein Schriftstück mit „i.A.“ unterzeichnet ist. „I.A.“ wird allseits akzeptiert, sei es von DAX30-Unternehmen oder dem Mittelständler im nächsten Gewerbegebiet. Gern würde man den Kollegen sprechen, der an dieser Unterschriftsregelung gefeilt hat. Sie wird auch sehr gern von den Top Four der deutschen Beratungsunternehmen verwendet, um die komplizierten Hierarchiegefüge transparent zu kommunizieren. Ebenfalls wurde in einer Zeitschrift für modernes Büromanagement kürzlich angeraten, auf keinen Fall ohne diesen Zusatz zu unterzeichnen. Der Fachmann staunt, der Laie sollte sich wundern.

Als handelsrechtliche Vertretungsformen existieren – neben der gesetzlichen für Vorstände und Geschäftsführer – die Prokura und die Handlungsvollmacht, die beide in das Handelsregister eingetragen werden. Beide müssen, sofern ins Handelsregister eingetragen, mit Zusätzen unterzeichnen, die diese Vertretung offenbaren. Der Prokurist zeichnet also mit dem bekannten „ppa.“, der Handlungsbevollmächtigte mit „i.V.“. Ein „i.A.“ kennen weder das Bürgerliche, noch das das Handelsgesetzbuch bei näherem Hinsehen nicht.

Für den bodenständigen Zivilrechtler ergibt sich folgendes differenziertes Bild.

Die Zeichnung mit „i.A.“ verweist auf ein schuldrechtliches Auftragsverhältnis. Durch die Annahme eines Auftrags verpflichtet sich der Beauftragte, ein ihm von dem Auftraggeber übertragenes Geschäft für diesen unentgeltlich zu besorgen, § 662 BGB. Dieses schuldrechtliche Geschäft ist von der reinen Vollmachtserteilung streng zu unterscheiden (Palandt-Sprau vor § 662 Rn. 7). Das Auftragsverhältnis betrifft das Innenverhältnis zwischen Auftraggeber und Beauftragtem und verpflichtet letzteren schuldrechtlich zu einer Tätigkeit. Ob der Beauftragte dagegen mit Wirkung für den Auftraggeber handeln kann, ist Frage des Außenverhältnisses gegenüber Dritten und damit der Vollmacht.

Es liegt auf der Hand, dass die Konstellation, die einem Auftrag zu Grunde liegt, von derjenigen eines Arbeitsverhältnisses grundsätzlich verschieden ist. Der Arbeitnehmer handelt nicht unentgeltlich, sondern erhält eine Vergütung. Sicherlich ist es möglich, die einzelnen rechtserheblichen Äußerungen, die ein Jurist Willenserklärung nennt, etwa das Fertigen einer Materialbestellung und ihre Versendung an einen Bürobedarfshandel, als Auftrag zu verstehen. Der allgemeine Sprachgebrauch ist jedoch letztlich nicht zielführend und zumindest im Arbeitsrecht sogar kontraproduktiv.

Vertretung ist rechtsgeschäftliches Handeln im Namen des Vertretenen mit der Wirkung, dass die Rechtsfolgen unmittelbar in der Person des Vertretenen eintreten, § 164 BGB. Diese unmittelbare Vertretung ist abzugrenzen von der mittelbaren (unechten, verdeckten, indirekten, stillen) Stellvertretung, also dem Handeln im eigenen Namen, aber im Interesse eines anderen. Ein kodifiziertes Beispiel hierfür ist etwa das Kommissionsgeschäft nach §§ 383 ff HGB Diese Situation entsteht etwa, wenn der Beauftragte seinen Fremdgeschäftsführungswillen bei der Geschäftsbesorgung nicht offenbart. Hier wird allein der handelnde mittelbare Vertreter berechtigt und verpflichtet. Gerade dies ist bei der Abgabe von Erklärungen für das Unternehmen jedoch nicht gewollt. Die Zeichnung mit „i.A.“ könnte mithin vor diesem Hintergrund Sinn behalten, denn sie offenbart, dass der Erklärende nicht für sich selbst, sondern für eine andere Person handeln möchte.

Indes ist dieses Vorgehen nicht nur unelegant und aus den oben dargestellten Gründen ungenau, sondern in einigen Fällen schlichtweg fatal. Im Vergaberecht etwa ist auf einigen Gebieten ein mit „i.A.“ unterzeichnetes Angebot nicht berücksichtigungsfähig. Eine Kündigung, die i.A. unterzeichnet ist, ist nach § 623 formunwirksam, da der Vertretungswille nicht hinreichend zum Ausdruck kommt, BAG, Urteil vom 13.12.2007 – 6 AZR 145/07. Begründet wird der Zweifel am Vertretungswillen mit dem allgemeinen Sprachgebrauch, der nicht immer hinreichend zwischen „Auftrag“ und „Vertretung“ unterschiedet und die Zusätze häufig lediglich dazu verwendet werden, um unterschiedliche Hierarchieebenen auszudrücken. Deshalb wird durch den Zusatz „i.A.“ nicht eindeutig geklärt, ob der Erklärende als Bote oder als Vertreter handelt.

Die Wirkung des Vertretergeschäfts für und gegen den Vertretenen - das Unternehmen -, tritt nur ein, wenn der Vertreter - der Mitarbeiter -, Vertretungsmacht hatte oder der Vertretene später genehmigt. Eine Willenserklärung, etwa ein Angebot, die bzw. das jemand innerhalb der ihm zustehenden Vertretungsmacht im Namen des Vertretenen abgibt, wirkt unmittelbar für und gegen den Vertretenen. Wichtig für das Unternehmen ist es daher, dass die Stellvertretung unmittelbar, das heißt offen stattfindet und die Vertreter die Erklärung ersichtlich für das Unternehmen und nicht in eigener Angelegenheit abgeben. Es macht keinen Unterschied, ob die Erklärung ausdrücklich im Namen des Vertretenen erfolgt oder ob die Umstände ergeben, dass sie in dessen Namen erfolgen soll. Die Rechtsprechung geht davon aus, dass die Verwendung des Briefpapiers des Unternehmens bereits ein deutliches Indiz für eine Vertretung darstellt, etwa BGH NJW 1995, 44. Zur weiteren Absicherung kann der Mitarbeiter etwa seine Abteilung hinzufügen.

Jedes Unternehmen sollte daher im Innenverhältnis, das heißt intern mit seinen Mitarbeitern, abzuklären, welche Mitarbeiter welche Befugnisse im Innen- wie im Außenverhältnis haben. Es empfiehlt sich, dies zu dokumentieren, um im Fall wiederholter Probleme leichter eine Kündigung des Mitarbeiters einleiten und gegebenenfalls Schadenersatz fordern zu können. Für die Mitarbeiter bedeutet eine Dokumentation die Sicherheit, dass sie im Außenverhältnis rechtmäßig für das Unternehmen verfügen, sofern sie sich im Rahmen der Beschränkungen im Innenverhältnis halten. Den Mitarbeitern erwächst damit ein Anspruch, von den Rechtsfolgen der von ihnen für ihren Arbeitgeber abgeschlossenen Geschäfte frei gestellt zu werden.

Findet die Vertretung nicht offen statt, können Gläubiger des Vertreters Rechte aus der Erklärung in Anspruch nehmen. Bestehen Formerfordernisse, die der verdeckte oder mittelbare Vertreter wahrt, gelten diese nicht als vom Vertretenen erfüllt. Beispiel: Der hoch verschuldete Mitarbeiter A schließt in stiller Vertretung des Unternehmens U auf seinem privaten Briefpapier mit B einen Vertrag, nach dem A von B sehr Rohstoffe erwirbt. Einen Monat später schießen die Preise für diesen Rohstoff in die Höhe. Die Gläubiger des A sehen ihre Stunde gekommen und lassen pfänden. U geht leer aus, da es die Vertretung nicht darlegen kann. Zweites Beispiel: A kauft als mittelbarer Vertreter für U ein Grundstück und geht anstelle des gesetzlichen Vertreters des U zum Notar, um den Kauf zu beurkunden. In dem Kaufvertrag wird A als Käufer genannt. Da das Eigentum an Grundstücken in Deutschland nur mittels notariell beurkundeten Kaufvertrags übertragen werden kann, weigert sich das Grundbuchamt zu Recht, U als Eigentümer in das Grundbuch einzutragen.

Wer indes als Vertreter handelt, ohne dass ihm Vertretungsmacht erteilt war, ist dem Anderen nach dessen Wahl zur Erfüllung oder zum Schadenersatz verpflichtet, wenn der Vertretene die Genehmigung des Vertrags verweigert, § 177 Abs. 1 BGB.

Die Autorin ist Mitglied der Deutschen Anwalts- und Steuerberatervereinigung für die mittelständische Wirtschaft e.V.

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